Railway Training Notes Appendix 2a and 3a in Jabalpur

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Railway Training Notes Appendix 2a and 3a in Jabalpur

Remittance transactions

Rly —> Other state or Central Govt. dept.

PAO/AG —> Dr To Concerned Head —> Cr (earning प्राप्त होने पर)

RBD —> Dr To PAO/AG —> Cr

रेलवे कि अन्य केंद्र सरकार विभागों एवं अन्य राज्य सरकार विभागों के साथ किये जाने वाले transactions को Remittance transactions कहते है। उदा. PAO (Central Govt.) Post office में P&T Ticket Sold at Post office एवं CISF, BSF, IB इत्यादि को warrant जारी करना।

AG (State Govt.) police warrant जारी करना

PAO के साथ एवं AG के साथ किया गया transaction Cheque/DD/account transfer के माध्यम से किया जाता है परन्तु इसमे postal एवं Defence अपवाद है।

postal एवं Defence के साथ transaction Reserve Bank of India में adjust किया जाता है (RBI Memo के through adjust किया जाता है)।

(GMT) Railway द्वारा सम्बंधित विभाग को advice जारी की लिया जाता है तथा इसकी एक प्रति Reserve Bank of India को भी दी जाती है adjustment पूर्ण होने पर RBI, RBI memo के द्वारा रेलवे को सूचित करती है। तत्पश्चात रेलवे के Books में रेलवे द्वारा adjustment JV तैयार किया जाता है।

Accounted of PAO/AG Suspense

1. When claim is preferred (जब दावा हम भेजते है सम्बंधित विभाग को) PAO/AG —> Dr To Service head / concerned head / earning head —> Cr

on receipt of cheque/DD (जब हमे cheque या DD प्राप्त हो जाता है) RIB —> Dr To PAO/AG —> Cr

1. Accounted of postal & Defence When advice is issued Accounted with postal/Defence —> Dr To Concerned head —> Cr

on receipt of clearance memo from RBI (Reserve bank memo) RBD —> Dr To account with postal/Defence —> Cr

(RBS) Reserve Bank Suspense (Imp) ऐसे Transactions जो Defence Dept., Postal Dept., Ministry of External affairs एवं DGS&D (Director General of Store & disposal) से Originate होता है, उनका adjustment Settlement RBI के Through किया जाता है (Railway के बुक्स में)

उपरोक्त विभागों द्वारा प्राप्त आवक transactions को account for करने के लिये एक उचंत शीर्ष (Suspense head ) operate किया जाता है जिसे Reserve bank Suspense कहा जाता है। उपरोक्त विभागों से advice note या advance schedule तथा सम्बंधित voucher प्राप्त होने पर (debit voucher) प्राप्त होने पर appropriate head या Service head

appropriate head / Service hd —> Dr To RBS —> Cr

on Receipt of clearance memo from RBI (RBI memo प्राप्त होने पर) RBS —> Dr To RBD —> Cr

Reserve Bank Deposit :- Reserve Bank deposit Railway का Central fund है जो कि Reserve bank of India के books में maintain किया जाता है। Railway के आवक एवं जावक लेनदेन जो RBI memo के through होता है वो finally Reserve bank deposit में adjust किया जाता है।

Cheques & Bills :- Cheques & Bills एक Suspense head है जिसे जारी किये गये cheque के Encashment को watch करने के लिये Maintain किया जाता है।

When bills is pass (जब bills pass करते है) Concerned h/d / Service hd —> Dr To C&B —> Cr

on receipt of advice from focal point (focal point से advice प्राप्त हो जाता है तब (भुगतान कर दिया गया पर पैसा कटा नहीं))

TR – Treasury Remittance Note

Railway —> RBI —> Focal point —> Public Sector bank

C&B —> (Dr) PSB —> Cr

on Receipt of RBI Memo (RBI से Memo प्राप्त होने पर) PSB Credit Clearance —> (Dr) RBD —> Cr

• PSB एक Suspense head है जो यह सुनिश्चित करने के लिये operate किया जाता है कि focal point द्वारा बताये गये Receipts एवं भुगतान का पूर्णरूपेण accountal Reserve bank of deposit में हो गया। Cheques & bill का balance हमेशा Cr balance होता है जो यह दर्शाता है कि Railways के द्वारा जारी किये गये कितने cheques को encash नहीं किया गया है। -> (6 Month) की एक साल से ज्यादा C&B के क्रेडिट balance को Sundry earning में transfer करने का प्रावधान है।

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Remittance into bank:- Remittance into bank एक Suspense head है जिनको operate करने का उद्देश्य Railway कि आय / प्राप्तिया जो बैंक में जमा किया जाता है उसकी Realisation की निगरानी करना। इसकी Journal entry निम्नलिखित 2 तरीके से किया जाता है।

• जब आय को bank में जमा किया जाता है RIB —> Dr To XYZ head —> Cr (जिस income की प्राप्ति हुई हो)

DMS – Daily Main Scroll

जब focal point branch द्वारा DMS के through प्राप्त कि गई राशि का advice प्राप्त होता है PSB —> Dr To RIB —> Cr

जब Reserve bank of India से RBI memo के जरिये advice प्राप्त होता है PSB clearance —> (Dr) To RBD —> Cr

अतः Net Result इस प्रकार से होता है RBD —> Dr
To XYZ —> Cr

RIB का closing balance हमेशा Debit balance होता है जो यह दर्शाता है कि bank में जमा किये गये cash को bank द्वारा acknowledge नहीं किया गया है।

RIB Reconciliation Railway earning (Station द्वारा या SBI Collection के माध्यम से) Cash office —> Bank/PSB

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Treasury Remittance Note के माध्यम से Railway का पैसा bank में जमा किया जाता है और bank से acknowledgement लिया जाता है। TR Note कि प्रति Accounts विभाग को भेजा जाता है

focal point branch प्रतिदिन प्राप्त TR Note के द्वारा प्राप्त कि गई राशि कि सूचना Credit Scroll बनाकर Railway को देती है। उपरोक्त दोनो माध्यम से प्राप्त TR Note का मिलान किया जाता है एवं यह सुनिश्चित किया जाता है कि जितना पैसा रेलवे द्वारा bank में जमा कि गई है बैंक द्वारा उसका पूर्णरूपेण acknowledge किया है।

Transfer transaction

सभी लेनदेन को तकनीकी रूप से transfer transactions कहा जाता है। ऐसे लेनदेन जो कि एक ही Railway के अंतर्गत विभिन्न लेखा इकाईयों के बीच adjust किया जाता है उसे Intra transactions कहते है एवं ऐसे लेनदेन जो विभिन्न रेलवे के बीच adjust किया जाता है उसे Inter transactions कहते है।

Inter तथा Intra book adjustment करके settle किया जाता है। example- transfer of pay वेतन एवं भत्ता allowances, GPF, loans & advances Fuel debit, POH Debit, apportionment of earning बँटवारा, etc

अब यह transactions IPAS में eRecon module के तहत किया जाता है। Debit अथवा Credit भेजने वाले इकाई संबधित voucher executives से प्राप्त करते है, तथा transfer certificate (TC) (ATD/ATC) eRecon में Generate करते है Generate किये हुये TC के साथ संबधित voucher को attach किया जाता है। गंतव्य रेलवे / unit eRecon के माध्यम से प्राप्त voucher को verify करते है तथा सही पाये जाने पर Transfer Certificate को accept करते है।

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अगर Verify किया गया voucher गंतव्य रेलवे को स्वीकार नही होता है तो Transfer Certificate को वापस कर दिया जाता है। अस्वीकृत voucher से संबधित TC अगर गंतव्य रेलवे वापस नही लौटाती है तो eRecon में ऐसा प्रावधान है कि उस TC को गंतव्य रेलवे द्वारा स्वीकार करना ही पड़ता है।

When Dr TC is raised by originating unit originating = WCR Transfer SCR —> Dr To concerned head —> Cr

Destination SCR (When TC is accepted by destination) Concerned head —> Dr To Transfer WCR —> Cr

Intra के लिये transaction में originating unit द्वारा गंतव्य unit को अपने books में debit करते है जिसका clearance गंतव्य इकाई / origin railway / इकाई के (-) Dr के द्वारा किया जाता है and vice versa.

Difference between Intra and Inter

Intra transaction

1. adjustment of transaction between division/unit within a Zonal Railway
2. How adjusted as minus Dr / minus Cr
3. BPL Div to JBP Div Transfer Dr JBP To Service (JBP Books)

Inter transactions

1. adjustment between Zonal Railway with in Indian Railways.
2. Adjusted as Contra Dr / Contra Cr

DP —> Cr —> Exp. (Revenue) L —> Cr —> Exp. (Capital) TA —> Dr —> Earning (xyz) (Activity) DR —> Dr —> Earning (z) (Earning)

If a debit transaction from WCR To NCR D BPL to D JBP BPL Books Transfer JBP —> Dr To Service hd —> Cr

JBP Books में Service hd —> Dr To Transfer BPL —> Cr

WCR Books Transfer NCR —> Dr To S/H —> Cr

NCR Books S/H —> Dr To Transfer WCR —> Cr

Transfer transaction	Remittance transaction
(1) विभिन्न रेलवे के बीच में लेनदेन का adjustment तथा एक रेलवे के अंतर्गत विभिन्न Divisions के बीच में लेनदेन के adjustment को Transfer transaction कहते है।	(1) adjustment of Remittance transaction of railway with other
(2) Heads operated – Transfer Divisions या Transfer Railway	(2) PAO Suspense, AG, RIB, C&B, RBS, RBD Suspense
(3) ये कैसे operate करते है (How operated) – Through ATD / ATC	(3) How operated – Advice of clearance तथा clearance Memo & RBI Memo by other dept
(4) Clearance finally JV के through book adjustment होता है	(4) RBD में Cheque/DD के through adjustment होता है

भारतीय रेल एक सरकारी एवं वाणिज्यिक संस्था है जिसका व्यापार यातायात बेचना होता है।

यह सरकारी संस्था इसलिये है क्योंकि इसमें भारत सरकार कि पूंजी लगी है। पूंजी का स्त्रोत आय अर्जित करके अथवा बाहर से ऋण लेकर किया जाता है।

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भारतीय रेल एक Commercial संस्था इसलिये है क्योंकि इसके द्वारा यातायात बेचकर लाभ कमाया जाता है

Govt A/c	Commercial A/c
(1) Govt A/c कि आवश्यकता को देखते हुये जो लेखा तैयार किया जाता है उसे finance A/c कहते है	(1) Commercial A/c कि आवश्यकता को देखते हुये जो लेखा तैयार किया जाता है उसे Capital & Revenue A/c कहते है
(2) Cash के आधार पर maintain किया जाता है अर्थात् जब भी Cash का लेनदेन होता है तभी accountal किया जाता है किसी अवधी में Cash का लेनदेन होता है उसी अवधी में accountal किया जाता है	(2) accrual के आधार पर जिस अवधि का लेनदेन है Cash प्राप्त हुआ हो या नही हुआ हो जिस अवधि का है उसी अवधि में करेंगे पैसा मिला हो या नही मिला हो।
(3) संसद के निर्देश एवं संविधान कि आवश्यकता पर आधारित है	(3) Standard accounting principles (मानक लेखा सिद्धांत एवं विभिन्न कानून पर आधारित है जैसा कि company law, income tax act इत्यादि
(4) Records receipts and expenditure का record किया जाता है	(4) Records Capital, Profit & Loss, Source of profit & loss
(5) Tax Payer (कर दाताओ) से कम से कम लेना इसका उद्देश्य है	(5) business चलाने के लिये कर दाताओ से ज्यादा से ज्यादा लेना उद्देश्य है
(6) Receipts and Expenditure Statement तैयार किया जाता है	(6) Trading A/c, Manufacturing A/c, Profit & Loss A/c or Balance Sheet तैयार किया जाता है।

Public A/c of India 266(2) article है

Govt A/c के तीन भाग होते है

1. Consolidated fund of India (संचित)
2. Contingency fund of India (आकस्मिक)
3. Public a/c of India (भारतीय लोक लेखे)

(1) Consolidated fund of India – भारतीय संविधान के 266(1) के अनुसार यह निधि बनाया गया है। भारत सरकार कि सभी आय एवं प्राप्ती इस निधि में जमा होती है एवं समस्त सरकारी खर्च संसद के अनुमोदन पर इसी निधि से किया जाता है। इसको तीन भाग में बांटा गया है: (a) Revenue (राजस्व) – के अंतर्गत भारतीय रेल कि आय एवं Revenue Exp. Dem. No. 1 To 15 (b) Capital – Demand No. 16, capital expenditure (c) Debt – रेल कर्मचारी को loans & advances कर्मचारी को जो देते है ऋण वह होता है

(2) Contingency fund of India – संविधान के अनुच्छेद 267(1) के अनुसार बनाया गया है। इस निधि से आकस्मिक व्यय जिसे संसद द्वारा approve नही किया गया है अर्थात जिसका नियोजन संसद द्वारा approve नहीं किया गया है ऐसे व्यय इस निधि से कि जाती है, इस निधि से खर्च करने के लिये राष्ट्रपति की अग्रिम स्वीकृती आवश्यक है। भारतीय रेल के लिये यह अधिकार financial Commissioner को है। खर्च करने के पश्चात इस निधि में खर्च कि गई राशि को भारत के समेकित निधि से संसद कि स्वीकृती प्राप्त कर जमा कर दी जाती है (इसलिये रेलवे के Imprest A/c कि तरह यह होता है)। इस निधि से व्यय करने से पूर्व financial (Member finance)

Commissioner के समक्ष निम्नलिखित fact प्रस्तुत किये जाते है जैसे- (1) The Particulars of Expenditure (प्रस्तुत व्यय का प्रस्तावित संक्षिप्त विवरण) (2) इस व्यय का बजट में प्रबधान क्यों नहीं किया गया (3) क्या इस व्यय को टाला जा सकता है (4) और कितनी राशी कि आवश्यकता है

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(3) Public A/c of India – समेकित निधि एवं आकस्मिक निधि के अतिरिक्त शेष लेनदेन को इस निधि से किया जाता है इस निधि को दो भाग में विभाजित किया जाता है article 266(2) है। (1) Debt (2) Remittance (प्रेषण) (a) Debt – PF A/c, SRPF A/c, DRF, DF इत्यादि (b) Remittance – Railway द्वारा किये गये लेनदेन जो एक Railway से other Railway में किया जाता है। Cheques & bills, Remittance into bank।

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Linked between Govt and Commercial accounting सरकारी लेखा एवं वाणिज्यिक लेखा को link करने के लिये निम्नलिखित Suspense head operate किया जाता है।

(1) Demands Payable – Revenue liability (राजस्व) जिम्मेदारियां (खर्च जो उसी लेखा अवधि में देय हो गया है लेकिन उनका भुगतान उस लेखा अवधि में नही किया गया है ऐसे खर्च को उसी लेखा अवधि में लेखांकित करने के लिये एक Suspense head बनाया गया है जिसे Demands Payable कहते है)।

उदाहरण: Salary of March paid in april In March (जब खर्च का account करते है)

Salary head —> Dr To Demand payable —> Cr

In april (जब उसी salary का भुगतान करते है) D/P —> Dr To C&B —> Cr

निम्नलिखित खर्चो के लिये D/P operate नही किया जाता है Special contribution to PF, Gratuity, Settlement due, Compensation (क्षतिपूर्ति का भुगतान), advertisement charges, law charges

D/P का account budget Demand No 12, N के अंतर्गत तैयार किया जाता है। Commercial accounting कि आवश्यकता को पूर्ण करने के लिये D/P operate करना आवश्यक है D/P Revenue Nature का है तथा इसका closing balance हमेशा credit होता है

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(2) Labour / Labour D/P:- D/P कि तरह होता है, Labour को D/P कि तरह ही operate किया जाता है परन्तु इसके अंतर्गत कारखाना में स्थित कर्मचारियो कि wages & allowances का भुगतान जिस अवधि का है अगर उस अवधि में नही किया जाता है तो उसी अवधि में account (लेखांकित) करने के लिये एक Suspense head (उचंत शीर्ष) बनाया गया है जिसे Labour कहते है

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जिस माह कारखाना के कर्मचारियो का वेतन एवं भत्ता WMS को charge किया जाता है उसी माह में Labour head को credit करते है

उदाहरण march माह में (व्यय को account में लेने हेतु) WMS —> Dr. To Labour —> Cr

अप्रैल माह में (जब भुगतान करते है तो) Labour —> Dr To C&B —> Cr

Labour का balance भी D/P कि तरह Credit होता है इसका Nature capital होता है (WMS capital है)

(3) Traffic A/C – रेलवे द्वारा अर्जित आय की बकाया राशि को वसूल करने के लिये एक Suspense head बनाया गया है जिसे Traffic A/C कहते है

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Traffic A/C —> Dr To x, y, z —> Cr (जिस चीज का पैसा हमे नही मिला है उसको credit करते है)

और जब पैसा प्राप्त हो जाता है तब RIB —> Dr To Traffic A/C —> Cr

Traffic A/C का closing balance हमेशा Dr होता है जो यह दर्शाता है कि अर्जित आय कि कितनी राशि वसूल करना बाकी है (रेलवे द्वारा आय अर्जित कि गई है परन्तु अर्जित आय का पैसा प्राप्त नही हुआ है तो इस लेन देन को account for करने के लिये एक उचंत शीर्ष बनाया गया है जिसे यातायात लेखा कहते है।)

(4) Demands Recoverable – यह Suspense head Traffic A/C कि तरह ही होता है लेकिन इसमे निम्नलिखित आय कि ही वसूली कि जाती है जैसे-

1. Rent, lease रेलवे कि जमीन अथवा building का Rent या lease Charges कि वसूली
2. Siding का Rent एवं maintance (अनुरक्षण) charges on siding

उपरोक्त आय अर्जित हो गई है परन्तु अर्जित आय का पैसा प्राप्त नही हुआ हो तो इस तरह का लेन देन को account for करने के लिये एक Suspense head बनाया गया है जिसे D/R कहते है

जब हम Bill को Raise करते है D/R —> Dr To xyz —> Cr

जब पैसा प्राप्त हो गया हो तब RIB —> Dr To D/R —> Cr

Demands Recoverable (D/R) vs Bills Recoverable [B/R]

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D/R का balance हमेशा debit balance होता है जो यह दर्शाता है कि उपरोक्त आय कि कितनी राशि वसूल करना बाकी है।

Demands Recoverable (D/R)	Bills Recoverable [B/R]
(1) लागू हुआ 01/04/1988	(1) Since beginning of Railway
(2) उद्देश्य – सभी बकाया जो किराया, land अथवा building के Rent या lease का या siding का Maintance charges हो को account for करना	(2) उद्देश्य – सभी बकाया जैसे बिजली, Staff charges इत्यादि का account for करना
(3) D/R में Rent or lease of land & building, Interest on Maintance charges	(3) Cost of commercial staff & other staff deputed, Maintance/Wagon Repair charges, electricity bill etc.
(4) Accountal: <br> D/R —> Dr <br> To z —> Cr <br> <br> RIB —> Dr <br> To D/R —> Cr	(4) Accountal: <br> Concerned Demand —> Dr <br> To B/R —> Cr <br> <br> पैसा प्राप्त होने पर <br> RIB —> Dr <br> To Concerned head (-) Dr <br> (लेकिन अपवाद है पानी का bill Z में करते है)
(5) Sundry earning का भाग है	(5) B/R Sundry earning का भाग नहीं है
(6) D/R का closing balance Z Earning दर्शाता है	(6) इसका कोई closing balance नहीं होता है
(7) D/R एक linking head है Govt A/c और Commercial A/c के बीच	(7) B/R linking head नहीं है
(8) D/R के अंतर्गत वसूली करने पर Z earning बढ़ता है	(8) B/R के अंतर्गत वसूली करने पर Expenditure कम होता है (Demand में)

Railway द्वारा 1 Rs earn करने के लिये कितना खर्च किया जाता है उसे operating Ratio कहते है।

General books & Subsidiary books

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Accounting Transaction

1. Cash —> Payment (CO7) / Receipt (MCR – Miscellaneous Cash Receive)
2. Adjustment —> Revenue (RJV) / Capital (CJV) (JV से होता है)

Account current के दो side होते है Receipts or outgoing. Receipts को credit side or outgoing को debit side में लिखते है।

• General books 4 types के (1) General cash book (2) Monthly cash book (3) Journal (4) Ledger
• Subsidiary books 4 types के (1) Register of Earning (2) Revenue allocation Register (RAR) Demand No. 3-13 तक (12N) Deduction की जानकारी रहती है (3) Works Register = D. No. 16 की जानकारी रहती है (4) Suspense Register

Accounting transactions दो तरीके से कि जाती है (1) Cash transactions :- के अंतर्गत किसी भी प्रकार का भुगतान CO7 बनाकर किया जाता है तथा प्राप्तिया (Receipt) MCR के माध्यम से किया जाता है (2) Book adjustment :- Book adjustment Revenue के लिये RJV (Revenue Journal Voucher) तथा capital के लिये CJV (Capital Journal Voucher) के द्वारा किया जाता है।

General books & Subsidiary books (Contd.)

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90 – Coaching Earning 91 – Other Coaching (luggage, parcel) 92 – Goods Earning (माल गाड़ी की कमाई)

उपरोक्त स्त्रोतों से प्राप्त गये cash transactions एवं Book adjustment के आधार पर General books तैयार किये जाते है जो कि मासिक एवं वार्षिक लेखा को compile करने के लिये एक महत्वपूर्ण इकाई है।

General books निम्नलिखित प्रकार के होते है (1) General cash book or daily abstract of cash transactions = इस पुस्तक में entry करने का आधार CO7 एवं MCR है सारे cash transactions प्रतिदिन Post किये जाते है (2) Monthly cash book = (इस पुस्तक में general cash book में) (इसको मासिक नकद पुस्तक) Post किये गये cash transactions का Total प्रतिदिन Post किये जाते है (3) Journal = Journal के अंतर्गत cash transaction कि Posting नहीं कि जाती है इस पुस्तक में JV के आधार पर (RJV & CJV) के आधार पर Posting कि जाती है। Journal के Total में cash का Total जोड़ दिया जाता है। (4) Ledger = cash का Total जो Journal में जोड़ा गया है उसे इस पुस्तक (Ledger) में Post किया जाता है। इस पुस्तक में different heads of account के अंतर्गत Post किया जाता है Ledger में प्रत्येक head of account के अंतर्गत प्रत्येक accounting period के लिये progressive balance post किया जाता है।

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Subsidiary Books :- General books के अलावा निम्नलिखित Subsidiary records भी Maintain किये जाते है। (1) Register of earnings (2) RAR (Revenue allocation Register) –

Subsidiary books (Contd.) & Trial Balance

House building advance deduction credit side में आयेगा

(3) Works Register (4) Suspense Register जैसे कि DP/MAR, loans & advances, Deposit, Stores Suspence, WMS, Traffic Suspense इत्यादि

Trial balance = (तलपट) Trial balance debit एवं credit entries के closing balance का एक वित्तीय रिपोर्ट है इसे प्रत्येक माह तैयार किया जाता है रेलवे में Revenue के लिये अलग और Capital के लिये अलग है। Commercial accounting के अनुसार Trial balance का debit भाग asset अथवा खर्च दर्शाता है तथा credit भाग liability तथा income दर्शाता है क्योंकि Railway के Revenue Trial balance की कुछ entries इस प्रकार है

Allocation	Head of A/c	Dr	Cr
00002101	Income tax recovered from Employees		✔
00002102	Income tax recovered from contractors		✔
00004901	Interest on HBA		✔
00207101	Employee contribution NPS		✔
00100113	penalty Recovered from contractor		✔
00100201	Traffic Suspense		✔
00761001	HBA Recovery		✔
00800903	Non contributory PF	✔	✔
00801101	GIS		✔

Note :- (Amt लेते भी है और देते भी है इसलिये दोनो तरफ आयेगा)

Trial Balance (Debit Side)

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Demands Debit side आयेगा (3-14 तक) Abstract N = Suspense

Allocation	Head of Account	Dr (A)	Cr
23		✔
33		✔
43		✔
53		✔
K deposit 00844503	Deposit Books	✔	✔
00844504	Deposit P.F	✔	✔
08	Deposit pension	✔	✔
00866002	PAO-Telecom	✔	✔
00867002	Cheque issued		✔
00867003	Cheque encash	✔	✔
00873601	Transfer Div HQ	✔	✔
02	D/JBP	✔	✔
03	BPL	✔	✔
04	Kota	✔	✔
05	W/BPL	✔	✔
06	W/Kota	✔	✔
07	Construction JBP	✔	✔
08	AG L/BPL	✔	✔
09	SG Kota	✔	✔
00879736	Transfer Rly WCR	✔	✔
01	CRly	✔	✔
02	E Rly	✔	✔
00867209	RIB	✔

(नोट: ऊपर दिए गए टेबल में जिन खानों में सही (✔) का निशान है, उनका मतलब है कि वे राशियाँ Dr या Cr साइड में आती हैं।)

Rules of Allocation

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Account current में Debit = outgoing, Credit = Receipt

Rules of Allocation

(1) Capital Expenditure = to increase earning capacity, benefits more than one year, non recurring Demand No (16) (जैसे mobile) Plan head (11-73) (जैसे sim)

(अंको का विभाजन): 1 & 2 —> Demand No 3, 4, 5, 6 —> (Capital / Minor head / Sub head / Detail head) 7 & 8 —> Primary Unit

(2) Revenue Expenditure = to maintain earning capacity, benefits for one year, recurring nature (यह Demand No. 1-15 तक है) (जैसे Recharge करना)

(अंको का विभाजन): 1 & 2 —> Demand No 3, 4, 5, 6 —> Main head / Sub head / Detail head 7 & 8 —> Primary Unit

Groups	Description (विवरण)	Demand No & Abstract
(1) Policy & Service (Common to Railway)	Railway board <br> Audit, Research & <br> Misc. Exp. (IRCTC & RITES) (मिश्रित व्यय)	1 <br> 2
(2) Administrative	General Superintendence & Service of Railway (सामान्य अधीक्षक एवं सेवायें – प्रशासनिक)	03 – A (admin) <br> (03A को अब SMH-7 बोलते है)
(3) Repair & Maintance (मरम्मत एवं अनुरक्षण व्यय)	Repair & maintance of permanent way & works (रेल पथ एवं निर्माण)	04 – B (baba)
	Locomotives (लोकोमोटिव)	05 – C (रेलगाड़ी खींचने के engine)

Rules of Allocation (Contd.)

12 – K 13 – L 12 – N 13 – O – NPS

(12) Abstract N = Suspense (14) Abstract O = Government Contribution for Defined Contribution Pension Scheme

Groups	Description (विवरण)	Demand No.	Abstract
	Carriage & wagon (सवारी & मालगाड़ी डब्बा)	06	D (डब्बा)
	संयंत्र एवं औजार (plant & equipment)	07	E (Equipment)
(4) परिचालन व्यय (Operating expenses)	Operating Expenses, Rolling Stock & Equipment (Driver ki salary) (Running, loco pilot, Guard (ड्यूटी))	08	F (Fireman)
	Operating Expenses Traffic (यातायात व्यय) (SM/TC, Salary) (IRCA, IRPS, IREA आदि)	09	G (गाड़ी बाबू)
	Operating Fuel (ईंधन)	10	H (Heat)
(5) Other	Staff welfare & amenities कर्मचारी कल्याण एवं सुविधाये (hospital, Railway school का खर्चा)	11	J (जनकल्याण)
	Misc. working Expenses विविध संचालन व्यय (RPF का खर्चा, दावा भत्ते, समान खो गया, catering का खर्चा, training, discount & subsidy)	12	K (खामी, खोया, खानपान)
	PF, Pension & other Retiring benefits (सेवानिवृति लाभ) [08, 98 – PU]	13	L (लास्ट Payment)
(6) Funds	Appropriation to funds (रेल निधियो में विनियोजन)	14	M
(7) Dividend	Dividend to General Revenues (सामान्य राजस्व को लाभांश)	15	N
	Assets (संपत्तिया अधिग्रहण निर्माण नवीनीकरण)	16

Plan Heads

RIB of major head 8677 Plan head (कुल 27 है)

Plan Head	विवरण
11	New lines
14	Guage Conversions
15	Doubling
16	Traffic facilities
17	Computerisation
18	Railway Research
21	Rolling Stock
22	Leased Assets – payment of capital component of lease charge to IRFC
29	Road Safety works – level crossing
30	Road Safety works – (ROB/RUB)
31	Track Renewals
32	Bridge works, Tunnels
33	S and T works
35	Electrification projects
36	OEW – Other electrical works
41	M&P – Machinery & Plants
42	Workshops – Production units
51	Staff welfare
53	Passenger & other Railway user amenities
61	Investment in PSU/JV/SPV etc. (Govt & Non Govt)
64	Other Specified works
65	Training / HRD
71	Stores Suspense
72	Manufacturing Suspense (WMS)
73	Miscellaneous advances
81	MTP – Metropolitan Transport projects
82	Transfer to SRSF – Special Railway Safety Fund

Primary Units Railway Training Notes Appendix 2a and 3a in Jabalpur

PU	Details
01	Salaries and wages
2	Dearness pay and Dearness allowances
3	PLB – productivity linked Bonus
4	HRA – House Rent allowances
5	Compensatory (city) allowance (deleted)
6	Interim Relief wages (deleted)
7	Transport allowance
8	NPS (Matching contribution of Central Govt. towards Defined…)
9	wages of casual labour
10	Kilometer allowance
11	Overtime allowance
12	NDA – Night Duty Allowance
13	Other allowances
14	Fees and Honorarium
15	Transfer allowance
16	Travelling Expenses
17	Air Travel Expense – sanctioned in lieu of privilege pass
18	Office Expenses
19	Rental for P&T telephone and call charges including Trunk calls
20	Leave encashment during service
21	Advertising Expenses
22	Utilities (Excluding Electricity)
23	Rental for office equipment (other than Data processing)
24	printing and stationery including publications
25	CEA – Children Education allowance (Demand No. 11 में ही use होगा M.H. 240)
26	Reimbursement of Medical Expenses (Demand No. 11 में ही use होगा M.H. 240)

Page 23: Primary Units (Contd.)

PU	Details
27	Cost of materials from stock
28	Cost of materials – Direct purchase (Non-Stock)
29	Remuneration to Re-engaged staff, officers and consultants
30	Cost of Electrical Energy
31	Fuel from other than traction purpose – like
32	Contractual payments
33	Transfer of debits / credits from other units
34	Intra-Railway adjustment of wages on POH and other repairs from WMS account to Revenue head
35	Intra-Railway adjustment of material on POH and other repairs from WMS account to Revenue
36	Excise duty paid / payable for purchase of material
37	Custom duty paid / payable for purchase of material – deleted
38	Sales tax paid / payable for purchase of material
39	Air travel (Domestic)
40	Air travel (Foreign)
41	Value added tax
42	Arrear payments – Salary & Wages
43	Arrear payments – Dearness pay & Dearness allowance
44	Arrear payments – allowances other than DA
45	Service tax
46	Countervailing Duty
47	Additional Custom Duty
48	Custom duty paid/payable for purchase of material (other than Countervailing & additional Custom Duty)
51	Cost of computer hardware/system, consumables (ribbons, cartridges etc.) pen drives, tapes, floppies, computer stationery etc. of recurring nature
50	Cost of computer hardware/system & software including Expenditure on Excise/Customs and sales tax, IT Related Consultancy contracts, Cost of upgradation, one time Exp. not being of recurring nature

Primary Units (आगे का भाग) & Source of Fund

PU	Details
52	laptop procured by officers
53	All India leave travel concession (AILTC)
54	Interest on delayed non-deposit of NPS Contribution
60	Fuel from State-home Railway locomotives fuelled by foreign Railway
61	Transfers debit/credit of loco performance (GTKMs, dvr/crew)
63	Inter Railway adjustment of wages/labour cost of on POH and other repairs from WMS account to Revenue head
64	Inter Railway adjustment of debit towards material used in POH and other repairs from WMS account to Revenue head
72	Central GST (CGST)
73	State GST (SGST)
74	Union Territory GST (UTGST)
75	Integrated GST (IGST)
98	Credits or Recoveries (Minor head 900 के साथ use होता है)
99	Other Expenses

Demand No. 16 के अंतर्गत संपत्ति या अधिग्रहण निर्माण एवं नवीनीकरण से संबंधित व्यय किया जाता है। इन खर्चों का वर्गीकरण 8 अंकों के allocation से दर्शाया जाता है जिसमें से पहला 2 अंक Source of fund कहलाता है अगला 2 अंक Plan head कहलाता है एवं 3 से लेकर 6 तक का अंक detail head कहलाता है एवं आखिरी 2 अंक खर्च का उद्देश्य (Primary Unit) दर्शाते हैं।

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Source of fund (1) Capital (20) = इसके अंतर्गत जमीन के क्रय (land), Construction of new lines, workshop, building इत्यादि से संबंधित व्यय किया जाता है। (2) DRF (21) = Replacement of Asset

Source of Fund (Contd.)

(3) DF – DF I (23) = Passenger amenities & other Railway user amenities fund जैसे कि waiting hall, Retiring room, washroom, Public announcement, water facility, goods shed

DF II (33) = Labour welfare works (मजदूर कल्याण कार्य) जैसे provision for new hospital, school, Railway institute, sports facilities, club, staff canteen, Railway quarters of non gazetted Railway staff.

DF III (43) = Unremunerative works (अलाभप्रद कार्य) जैसे कि additional loop line at station, improvement signaling, remodeling of yards or workshop, running room, rest house, and approach road of station

DF IV (53) = Safety works, level crossing, Road over bridge, Road under bridge, ROB/RUB (सुरक्षा कि दृष्टि से किये जाने वाले कार्य)

(4) Capital Fund (25) = सामान्यतः इसमें उसी प्रकार का व्यय किया जाता है जो Capital में किया जाता है परंतु यह एक Internally generated fund है Capital को General Revenue से fund दिया जाता है।

(5) RSF (Railway Safety Fund) (26) = इसके अंतर्गत safety Related कार्य किये जाते है जैसे कि conversion of unmanned level crossing to manned level crossing gate to great seperator, or conversing of manned level crossing gate to great seperator (ROB/RUB)

(6) RRSK (राष्ट्रीय रेल संरक्षा कोष) (29) = इस निधि का निर्माण वर्ष 2017 में Accident prevention कार्यो कि funding, Renewal and upgradation, elimination of level crossing gate on broadgauge, construction of ROB/RUB, improvement and upgradation of rolling stock।

(7) SRSF (Special Railway Safety fund) (27) (8) Capital Nirbhaya Fund (28) (9) EBR-IF (Extra Budgetary resources – institutional finance) (84)

Allocation Head Structure & Capital Exp. PUs

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Plan head – 8 अंको के allocation head के 3rd एवं 4th अंक को Plan head कहते है जैसे कि 11 = New lines 15 = Doubling

(8 अंकों के allocation का विभाजन)

	1 & 2	3 & 4	5 & 6	7 & 8
Revenue Exp D.N. 1-15	D. No.	0	Detail head	Primary unit
Capital Exp D.No. 16	Source	Plan head (Minor head)	Detailed head	P.U.

(Revenue) राजस्व व्यय का PU तथा Capital Exp के PU में अंतर होता है इनमे से कुछ PU समान हो सकते है।

Capital Exp. के PU: 01 – pay & allowances 03 – payment to contractor 08 – others

Examples of Allocations (DA, HRA, PFA, etc.)

MBD

(1) DA = 03 02 12 02 03 – D.No. 200 – Minor head 210 – Sub head 212 – Detail head 02 – PU

(2) HRA = 03 02 12 04 (03 – D.No., 200 – Minor head, 210 – Sub head, 212 – Detail head, 04 – PU)

(3) PFA का मूल वेतन – 03 02 11 01 finance का 200 – minor head Account का 210 – sub head officer का 211 – Detail head Primary unit 01 – Salary & wages

90 – 111 – 00 (Passenger train ordinary) 91 – 411 – Police Parcel 91 – 731 – plat form 92 – 111 – Coal & coke

(4) 11 03 14 32 11 – Staff welfare 300 – health & welfare service 310 – Sanitation in Railway Colony 317 – payment to other

11 01 20 25 – Children education allowance (सभी के लिये यही होगा M.H. 240) 11 02 90 26 – Medical reimbursement (सभी के लिये चाहे staff हो या officer)

Capital outlay = 5002

Account Current Railway Training Notes Appendix 2a and 3a in Jabalpur

Account Current :- Account current एक accounting पर्ची का ऐसा विवरण है जो prescribed head of account के अंतर्गत उस लेखा इकाई की सम्पूर्ण Receipts एवं outgoing प्रति माह दर्शाती है। वित्तीय वर्ष के account current में माह का नाम एवं उस माह के अंत तक का शुद्ध दर्शाया जाता है जैसे – Oct का है तो Oct का और March से Oct तक का।

किसी भी माह का General books close होने के बाद तथा ledger में posting किये जाने के उपरांत account current तैयार किया जाता है। Receipts एवं outgoing side में posting तीन भागो के अंतर्गत किया जाता है पहला Consolidated fund of India (2) Contingency fund of India (3) Public account of India।

General books close होने के उपरांत Trial balance बनाया जाता है तथा इसी Trial balance से account current में posting कि जाती है (Trial balance कि credit entry account current के Receipts side में दर्शाया जाता है तथा debit entries outgoing side में)। account current कि प्रविष्टियों के कुछ उदाहरण इस प्रकार है:

Receipts	For the month	To end of month	Outgoing	For the month	To end of month
I Consolidated Fund of India			I Consolidated Fund of India
(1) Income tax Recovered from Emp. & Contractor			(1) loans & advances paid
(2) all earning (x y z)			(3) 3-14 working expenses
(3) loans & advances			(4) Net capital outlay
K Deposit

Account Current (Contd.) & Schedules

Receipts (Contd.)			Outgoing (Contd.)
II – Contingency Fund of India
III Public A/c of India
(1) PF Recovery			(1) PF paid
(2) Cheque & Bills			(2) Transfer Division debit
(3) Transfer Division credit			(3) DRF, DP, RRSK, RSF
			(4) RIB, PAO/AG

Account current के साथ विभिन्न Revenue एवं Schedule तैयार किये जाते है जो कि account current में दर्शाये गये figure के सहायक होते है अर्थात account current में दर्शाये गये single figure का breakup (details) schedule में लिखा जाता है।

Examples :- (1) Schedule of miscellaneous Receipts (2) Schedule of Income tax Receipt (3) Schedule of Traffic Receipts (4) Schedule of working expenses (D.No. 3-14 तक) (5) Schedule of Transfer Division (6) Schedule of Transfer Railway (7) Schedule of GST (8) Schedule of works Expenditure under Demand No. 16

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Annual Returns :- प्रतिवर्ष (मार्च माह account close होने के बाद) विभिन्न प्रकार का वार्षिक विवरण (annual Returns) तैयार किये जाते है तथा Railway Board द्वारा बताये गये निर्धारित तिथि के अंदर Railway board में जमा किया जाता है। इनमे से कुछ वार्षिक विवरण इस प्रकार से है – (1) Account current and its schedule (2) Statement of TWFA (Transfer without financial adjustment) (इसकी entry सीधे ledger में की जाती है)

Statements and Review of Suspense Head

(विभिन्न Annual Returns की आगे की लिस्ट) (3) Statement of Income tax (4) Statement of Interest Received (5) Statement of Expenditure of audit department (6) Statement of Revenue Receipt (7) Statement of working Expense (D. N. 3-14) (8) Final account current with opening and closing balance (9) DHR – Debt Head Report (ऋण से संबंधित जानकारी जैसे loans & advances, DRF, DF, Deposit, Remittances, Small Saving, Reserve fund इत्यादि) (10) Statement of plan Head case and work wise source of the work expenditure (11) Statement of balances under contingency fund of India (12) Consolidated correction slip to account current

Account Current में Total Debit बराबर Total Credit होता है।

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Review of Suspense head

• Remittance: RBS, RIB, C&B, PAO, AG, Account with defence, postal
• Revenue Nature: DP, TA, DR, MAR (advance payment)
• Debt: loan & advances, HBA, PCA
• Deposit: Deposit Books, P.F., Pension
• Capital Nature: Purchase Suspense, Store in transit, Sales Suspense, MAC (Misc advance capital – 2073), Labour (2072 के अंतर्गत)

Suspense Account Maintain (Date: 27/02/24)

Suspense account Maintain करते समय निम्नलिखित बातो का ध्यान रखना चाहिये- (1) Suspense account का debit या credit balance का Monthly Reconciliation General books के साथ किया जाना चाहिये। (2) Suspense account में post किये गये प्रत्येक entry कि detail जानकारी लिखा जानी चाहिये जिससे कि सही तरीके से उसका clearance किया जा सके। (3) Suspense account के items current (वर्तमान) एवं efficient होना चाहिये। (4) Suspense के clearance हेतु संतोषजनक प्रयास करना चाहिये। (5) Suspense balance clear न करने से Revenue एवं Capital Demand का सही Value ज्ञात नही होता है। इससे Railway का सही operating ratio पर भी प्रभावी पड़ता है। (6) हमे यह प्रयास करते रहना चाहिये कि जहां तक संभव हो Railway के लेनदेन को final head में book किया जाये अगर ऐसा संभव नही हो या बाद का हो तो कम से कम समय के लिये Suspense head operate करना चाहिये तथा प्रयासरत रहना चाहिये कि वह जल्द से जल्द clear हो जाये। (7) जब काफी समय से कोई उचंत मद बिना पर्याप्त Details के अभाव में Suspense account में रहता है और समान्य तरीके से इसका clearance नही हो पा रहा है तो ऐसे मदों को Hard core suspense एवं Insufficient item कहते है। किसी भी Suspense मद का negative balance को Irregular balance कहते है। Hard core मदों को कारण बताकर तथा सक्षम अधिकारी कि स्वीकृति प्राप्त कर write off किया जा सकता है।

Irregular Balance & Half Yearly Suspense Review (HYSR)

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जितने Irregular balance है उसको सही तरीके से लिख कर के सही head of account में Transfer कर देना चाहिये।

(8) Suspense मदों का Review प्रत्येक 6 माह में Railway board को निर्धारित प्रारूप के अंतर्गत भेजा जाता है जिसे Half yearly Suspense Review (HYSR) कहते है। इस Review के अंतर्गत loans & advances, Miscellaneous advance, deposit मद, Capital Suspense, Traffic account, Reserve bank Suspense, Remittance Suspense जैसे RIB, C&B इत्यादि के balances दर्शाये जाते है।

एक साल से ऊपर balances कि तुलना पिछले two half years के balances से कि जाती है। Suspense मद Clear न होने का कारण (HYSR) में दर्शाया जाता है और Railway board को भेजा जाता है।

ESTIMATE (प्राक्कलन)

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ESTIMATE

Q-1 What is an estimate यह एक प्रकार का विवरण है जिसे किसी निर्माण कार्य के लिये में कुल कितनी लागत आयेगी इसे जानने हेतु बनाया जाता है अतः यह अनुमानित लागत का पूर्वानुमान है।

estimate बनाने के उद्देश्य – estimate निम्न कारणों से बनाये जाते है (1) अनुमानित लागत ज्ञात करने हेतु (2) खर्चों पर नियंत्रण करने हेतु अर्थात् खर्च वास्तविक रूप से नियंत्रित ढंग से हो ताकि आर्थिक संतुलन न बिगड़ने पाये (3) निर्माण कार्यों हेतु सक्षम अधिकारी का अनुमोदन प्राप्त करने हेतु (4) किसी कार्य पर किये जाने वाले खर्च का औचित्य सिद्ध करने हेतु

वे कार्य जिनके लिये estimate नहीं बनते – निम्न लिखित कार्यों को बिना किसी पूर्व स्वीकृत Detailed estimate के शुरू किया जा सकता है (1) Urgency certificate – वे सभी कार्य जो urgency certificate के आधार पर किये जाते है उनके लिये estimate कि आवश्यकता नहीं है। उदाहरण – एक्सीडेंट, बाढ़, भूकम्प आदि के कारण रेल मार्ग क्षतिग्रस्त हो जाता है और उसे पुनः चालू करना है तो इस हेतु कोई estimate नहीं बनाया जाता है। (2) वे समस्त कार्य जो महाप्रबंधक (GM) की दृष्टि में अति आवश्यक है उनके लिये भी estimate की आवश्यकता नहीं है। (3) 5 लाख रुपये तक के New निर्माण कार्यों के लिये (4) रेलवे कारखानों में जहां पर रॉलिंग स्टॉक (Rolling Stock) की मरम्मत एवं रखा-रखाव का कार्य किया जाता है वहां पर 50,000 रु की लागत तक पुनः एवं Renewal कार्यों हेतु भी estimate नहीं बनाया जाता है।

Estimate के प्रकार

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estimate के प्रकार – रेलवे में 7 प्रकार के estimate बनाये जाते है – (1) Abstract estimate (सार प्राक्कलन) (2) Project (परियोजना प्राक्कलन) (3) Detailed estimate (विस्तृत) (4) Construction (निर्माण) (5) Suplimentary (पूरक) (6) Revised (संशोधित) (7) Completion (समापन)

(1) Abstract estimate – यह एक rough estimate होता है जिसमे cash तथा store की मात्रा को दर्शाया जाता है और मुख्य रूप से यह सक्षम अधिकारी का अनुमोदन लेने के लिये बनाया जाता है इसमें कार्य का Justification तथा कार्य के financial prospects बताये जाते है तथा funds कहां से उपलब्ध होंगे। यह estimate, Detailed estimate के तैयारी लगने वाले समय को बचाता है।

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(2) Project estimate – यह estimate form न. E 584 पर बनाया जाता है तथा यह किसी परियोजना की रेल्वे बोर्ड से स्वीकृति प्राप्त करने हेतु बनाया जाता है इसके साथ निम्नलिखित कागज भेजे जाते है (a) वित्तीय व्यवस्था / आर्थिक औचित्य (b) एक विवरणात्मक रिपोर्ट जिसमें कार्य कि विशेष बाते और बड़ी मदों का ब्यौरा है (c) सम्पूर्ण विवरण Abstract में होगा या In Detailed form में होगा अगर एक करोड़ से नीचे का estimate को GM Sanction करते है तब कह सकते है कि वह Detail में भेजे।

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(3) Detailed estimate – यह estimate किसी स्कीम या परियोजना के लिये प्रशासनिक अनुमति मिलने के बाद बनाया जाता है ताकि सक्षम अधिकारी से उस कार्य की Technical Approval ली जा सके यह estimate Detail में बनाया जाता है, Detailed estimate हमेशा Abstract estimate Sanction होने के बाद ही बनेगा। यह इस प्रकार बनाना चाहिये ताकि सक्षम अधिकारी को यह विश्वास हो जाये कि लागत सक्षम अधिकारी द्वारा स्वीकृत संक्षिप्त प्राक्कलन राशि से अधिक होने की संभावना नहीं है।

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(4) Supplymentary estimate – यदि Detail estimate को बनाते समय कुछ Item छूट जाते है जो कि उस estimate के अंग थे या भाग थे और उन्हे पहले ही उसके अंदर शामिल कर लेना चाहिये था परन्तु गलती से रह गया है तो उस कार्य हेतु जो estimate बनाये जाते है उन्हे Supplymentary estimate कहते है। यह तभी बनता है जब कार्य Detailed estimate के आंशिक प्रभाव से पूर्ण न किया जा सके। इसे उतना ही विस्तृत रूप से बनाया जाता है जितना Detailed estimate होता है।

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(5) Revised estimate – जब किसी कार्य के वास्तविक खर्च में मूल लागत से ज्यादा लगने कि संभावना हो तो मूल राशि को बढ़ाने कि स्वीकृति लेने के लिये यह estimate बनाया जाता है इसे भी उसी प्रकार और उतनी ही तफ्सील में बनाना चाहिये जितना कि मूल प्राक्कलन तैयार किया गया था। इसके साथ तुलनात्मक विवरण भी भेजा जाता है जिसमें नवीनतम स्वीकृति के साथ अधिकतम या बचत कि राशि को दर्शाया जाता है।

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(6) Construction estimate – यह estimate एक नया बनाया जाता है यह भी किसी नई परियोजना पर बनाया जाता है जो work Programme की हो।

उदाहरण – यदि कोई नई रेल लाईन बिछानी है तो उसमें निम्न Construction estimate बनेंगे (1) Junction arrangement (2) Branch line (3) Main line (4) Structural works (5) P.way (6) Rolling stock (7) Bridges.

(7) Completion estimate – कार्य समाप्त होने के 6 महिने के अंदर यह बनाकर रेलवे बोर्ड को Submit कर दिया जाता है यह फार्म न. E-1709 पर बनाया जाता है इसमें निम्न चीजों को ही दर्शाया जाता है (1) प्रत्येक शिर्षक में कितना पैसा प्राप्त हुआ है (2) किसमें कितना पैसा प्राप्त करना है / अथवा देना है (3) अन्य कितने खर्चे करने है

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Estimate को कैसे जाँचा जाता है

(1) खर्च कि उपयुक्तता – इसमें यह देखा जाता है कि खर्च उसी के लिये हो जिसका purpose किया गया है जो कार्य हो रहा है और खर्चा उस पर तो नहीं है जो निर्माण कार्य में वित्तीय औचित्य (financial justification) जरूरी है वह दे दिया गया है

(2) Check of allocation (fund) – इसमें यह देखा जाता है कि estimate भारतीय रेल वित्त संहिता में दिये गये निर्धारित नियमों के अनुसार है और इस खर्च का allocation भी निर्धारित नियमों के अनुसार है

(3) बजट व्यवस्था में मौजूदगी – प्रस्तावित निर्माण कार्य के लिये बजट में व्यवस्था है या नहीं बजट व्यवस्था न होने पर इसके लिये बजट में आवंटन किया जाता है फिर इसकी स्वीकृति दी जाती है

(4) गलतियों और भूल चूक कि जाँचे – इसके तहत यह देखा जाता है कि estimate में सभी चीजों को ले लिया गया है और कोई गणितिय भूल नहीं है estimate preparation कार्य इस प्रकार कि कोई गलती कि गई है और वह उसे स्वीकार नहीं करता है तो estimate के नीचे check note में इसका उल्लेख किया जाता है

(5) स्वीकृति कि क्षमता – इसमें यह देखा जाता है कि कौन सा अधिकारी इस प्राक्कलन को स्वीकृत करने में सक्षम है

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TENDER (निविदा)

TENDER (निविदा)

निविदा ठेकेदार द्वारा प्रस्तुत वह दर है जो लिखित में होती है जिसमे किसी निर्माण कार्य को करने अथवा किसी सामग्री की आपूर्ति एक निश्चित समय में तथा स्वीकृत नियम व शर्तों के अधीन कार्य के बारे में विवरण दिया जाता है

• यदि कोई चीज GEM से नहीं खरीदते है तो GM की Personal Sanction लगेगी।

Tender 4 प्रकार के होते है

(1) Open Tender – इसे wide publicity दी जाती है इसे कम से कम 3 प्रमुख अखबारों में छपवाना जरुरी होता है

(2) Limited Tender (सीमित) – यह केवल सीमित ठेकेदारों से ही मंगवाए जाते है और विशेष परिस्थितियों में ही किया जाता है a) अति आवश्यक कार्य हो b) कार्य करने कि तकनीक कुछ ठेकेदारों के पास ही है

(3) Single Tender (एकल) – जब कार्य बहुत ही Complicated या Complex तरह का हो और कार्य करने कि क्षमता किसी विशेष ठेकेदार के पास ही है तो PFA से स्वीकृति लेकर finance concurrence के बाद ही कर सकते है

(4) Global Tender (अंतर्राष्ट्रीय) – जब किसी Tender को International level पर float करना हो इसमें RBI व Railway board कि मंजूरी भी आवश्यक है।

• Tender के लिये नोटिस Issue होने से पहले Account में Vetting होने के लिये आते है ।

Tender Committee (TC) & Systems

Tender Committee (TC)

• 2 officer Committee:
  • A/c
  • जिस Department का है
• 3 officer Committee:
  • A/c
  • जिस Department का है
  • Neutral

LOA (letter of acceptance) – दोनों legal document है (CCA) Concurrent agreement

• IRPSM —> abstract estimate
• IRWCMS —> Detailed estimate
• IREPS —> TC, LOA, Contract agreement

IRWCMS —> में bill बनेगा executive बनायेगा फिर bill बनने के बाद IPAS में आ जायेगा account department के पास bill पास कराने के लिये

• सबसे पहले IRPSM में abstract estimate बनेगा फिर IRWCMS में Detailed estimate बनेगा फिर IREPS में आयेगा फिर से IRWCMS में चला जायेगा और bill पास हो जायेगा।

Completion Report – यह form E-1706 में बनाई जाती है जब कोई कार्य सम्पन्न हो जाता है तो स्वीकृति करने वाले अधिकारी को यह बताने के लिये कि कार्य में वास्तविक खर्चा कितना हुआ है यह बताने के लिये जो Report बनाई जाती है उसे Completion Report कहा जाता है। इसमें 5% से अधिक या कम हुये खर्चे के बारे में Justification दिया जाता है

CR बनाने के उद्देश्य (1) खर्च कि उपयोगिता देखने के लिये (2) भविष्य में किये जाने वाले खर्चे के दौरान सावधानी रखने के लिये (3) TWFA के माध्यम से asset को open line को सौंपने के लिये (4) CR finance से Vett कराने के बाद सक्षम अधिकारी को स्वीकृति हेतु प्रस्तुत कि जाती है

MSoP (Model Schedule of Powers) part A – works matter Part B – Medical matter part C – Miscellaneous matters part D – stores matter Part E – Commercial Matter part F – Establishment matters part G – security matters

Reappropriation & Delayed/Late Tender

BAV – Base month average BI – Base month Index

Reappropriation (पुनः नियोजन) – एक work से work में budget grant को transfer करने को Reappropriation कहते है यह same plan head में same source of fund में ही किया जा सकता है। दो अलग Plan head अथवा दो अलग source of funds में reappropriation कि शक्तियां रेलवे बोर्ड को है

Delayed Tender – निश्चित समय के पश्चात किन्तु निविदाओं के खुलने से पहले प्राप्त Tender को Delayed Tender कहते है। इसे स्वीकार करना या ना करना अधिकारी पर निर्भर करता है।

late Tender – Tender खुल जाने के बाद प्राप्त होने वाले Tender late Tender कहलाते है। इसे किसी भी हालात में स्वीकार नहीं किया जा सकता है।

• 3.00 बजे —> Tender बंद हुआ
• 3.15 बजे —> Delayed Tender (डाल सकते है निविदा)
• 3.30 बजे —> Tender खुला
• 3.40 बजे —> late Tender

Formula = Work done x (BAV – BI) x 15 / Base month x 100

Difference between Earnest Money Deposit and Security Deposit

Earnest Money (बयाना राशि) (जमानत राशि)	Security Deposit (धरोहर राशि)
(1) यह एक ऐसी राशि है जो कि ठेकेदार के द्वारा अपने Tender के साथ जमा करवायी जाती है जिससे कि यदि ठेकेदार किसी कारण वश कार्य नहीं कर पाता है तो जो रेलवे को हानि होती है वो पूरी की जा सके।	(1) यह राशि Tender स्वीकार करने के पश्चात ही जमा करायी जाती है ताकि कार्य में कोई कमी रह जाये तो उसे इस राशि द्वारा पूरा किया जा सके।
(2) यह सभी निविदाकर्ताओं को देनी आवश्यक होती है इसके आभाव में निविदाकर्ता की निविदा को अस्वीकृत कर दिया जाता है।	(2) यह केवल उन निविदाकर्ताओं से ही ली जाती है जिसका टेण्डर पास हो जाता है।
(3) यह Tender के अस्वीकार होने पर वापिस और स्वीकार होने पर जमानत राशि में निर्दिष्ट किया जाता है।	(3) यह ठेके के ठीक प्रकार से पूर्ण होने के 6 माह के बाद वापस किया जा सकती है।
(4) धरोहर राशि टेंडर के साथ एक किस्त में इकट्ठी जमा की जाती है। (नोट: यहाँ छात्र ने गलती से ‘धरोहर’ लिख दिया है, जबकि यह बयाना राशि के कॉलम में है)	(4) जमानत की राशि को विभिन्न परिस्थितियों में किश्तों में जमा कराया जा सकती है जिसमें हर बार जो बिल आते है उसमें से 10% कटौती कि जाती है।

Two Packet Tender, EMD & Measurement Book

10 Crore से ऊपर के Tender को Two packet Tender कहते है

Two packet Tender में (1) Technical bid (2) financial bid

50 लाख तक के Tender में कोई भी क्राइटेरिया नहीं है कोई भी ले सकता है 50 लाख से ऊपर के लिये Railway कि तरफ से Minimum eligibility criteria (MEC) लगाया जाता है।

EMD – e bid security चलती है = 30% = 3 काम = 40% = 2 काम = 60% = 1 काम

MB – Measurement book e-MB – electronic measurement book CMB –

Budget & Budget Books (Date: 14/03/24)

बजट में किये गये opposition से सहमत नही होते है और जो प्रस्तुत किये गये बजट राशि को कम (कटौती) करने का प्रस्ताव देते है इस प्रस्ताव को cut Motion कहते है ।

Voted – संसद द्वारा पास करते है Charged – संसद द्वारा पास नही होता है राष्ट्रपति कि स्वीकृति आवश्यक है ।

बजट 5 भागो में तैयार होता है (1) Speech by Rail Minister (रेल मंत्री का भाषण) = Yellow book (2) The book for demand for Grant (अनुदान के अनुदान के लिये मांग (Dem No. 3-15) = Blue book (3) स्पष्टीकरण दस्तावेज (Explanatory Memorandum) = White book (4) Works machinery & Rolling Stock Programme for Railways (कार्य मशीनरी तथा चल भंडार कार्यक्रम (Dem No 16) = Pink book (5) Budgetary Notes (बजट कि टिप्पणियां) = Green book

• संसद द्वारा बजट कि स्वीकृति उपरांत उस मद (Voted Exp.) को Grant कहते है तथा Charged Exp. को appropriation कहा जाता है Grant और appropriation दोनो मिलकर के कुल राशि जो Railway को प्राप्त हुआ है उसे allotment कहते है । इसके पश्चात संसद द्वारा एक बिल पास किया जाता है जिसे appropriation bill कहते है । appropriation bill एक प्राधिकार पत्र है जिसके तहत रेल मंत्री द्वारा भारत कि संचित निधि से प्राप्त allotment को प्राप्त किया जाता है ।

एक ड्राफ्ट जिसके द्वारा allotment को जोनल Railway / GM को सूचित किया जाता है उसे budget order कहते है ।

ITC = Input Tax Credit.

-> और अर्थात तथा GM द्वारा Divisions/workshop को जो budget distribute किया जाता है उसे allotment order या budget allotment कहते है पहले —> Aug , Nov , Feb अब —> Sep , Feb

• (TDS इसी में कटता है) GST R1 — 11 तारिख को प्रत्येक माह (सबसे पहले)
• GST R7 — 10 तारिख तक प्रत्येक माह
• GST R3B — 20 तारिख तक
• GST R2A — 20 September last date है (वार्षिक)
• GST R9 — Yearly (वर्ष भर में है)

RCM = Reverse charge Mechanism FCM = Forward charge Mechanism (बंद हो गया है)

सबसे पहले GSTR1 भरते है उसकी जानकारी अपने आप GSTR 2B, 2A में चली जाती है MP का GSTIN 23 से start होता है 18% Penalty लगती है जमा न करने पर 16 अंको का होता है GST Number

Pension System of Railway 16 November 1957 Up to 31 December 2003 NPS – 1 January 2004

यदि कम से कम 10 Years हो गये है तो वह Pension का हकदार होता है।

Types of pension (1) Superannuation pension – after age of 60 years (60 साल के बाद Normal है) (2) Retiring pension – qualifying Service of 20 years and above (3) Invalid pension – यदि Physical या Mental Condition में वह काम नहीं कर पा रहा है (Medically unfit अनफिट (इसमें 10 years की शर्त नहीं है Service की) (4) Voluntary pension – 20 years के बाद खुद से 3 महिने पहले Notice देकर ले सकते है Approval milne पर (5) Compensation pension – यदि पद से हटा दिया गया है तो (6) Compulsory Retirement pension – इसमें minimum 2/3rd, max = full लेकिन 9 हजार से कम नहीं होगा

Railway Training Notes Appendix 2a and 3a in Jabalpur

Qualifying Service

less than 3 month = Ignore करेंगे more than 3 months but less than 9 month = 1/2 Years more than 9 months = 1 year 33 Years = 66 half years

How pension is calculated? Pension is Calculated at 50% of the last pay by the Employee या फिर पिछले 10 महिने का average, इसमें उसका 50%, जो भी ज्यादा हो Minimum pension = 9000/-

Emoluments – पिछले 10 महिने का basic का average

Formula of Non Running Staff = Last Pay + Dearness Relief (Retirement के पहले allowance बोलते है और Retirement के बाद Dearness relief बोलते है)

Formula of Running Staff [(last pay) + (55% of pay)] + Dearness Relief

Death cum Retirement Gratuity (DCRG)

Death cum Retirement Gratuity

• PARA 69 – Amount of pension (Service Gratuity) यदि Qualifying Service 10 साल से कम हो जाती है तो उसे Service Gratuity मिलती है। Service Gratuity का period है कम से कम 1 Years

Example -> 9 years Service than Service Gratuity will be = 9 (Years) x 2 (Six month in year) = 18 (Six months) x (1/2 month emolument) = 9 months Emoluments या फिर 9 years 9/2 Years = 4 ½ Years = 9 months

Service Gratuity या DCRG दोनों – Same तरीके से निकालते है

DCRG [ Emoluments x 16 ½ ] [ Emoluments x Qualifying Service / 4 ]

• 1 Years से कम = 2 times of Emoluments
• 1 Years से ज्यादा or 5 Years से कम = 6 times
• 5 Years or 11 = 12 times
• 11 Year or 20 = 20 times
• 20 Years से अधिक = 6 Monthly fractions निकालेंगे

[ 5 साल कि Service के बाद ही Retirement (Gratuity) के लिये eligible होते है ]

Qualifying Service & Family Pension

PARA 36 – Service के दौरान ली गई छुट्टी जिसकी हमे Salary मिल रही है वह Qualifying Service में count होती है । para 37 – counting period of suspension para 38 – counting of periods spent on training – यह भी Qualifying Service में आयेगा लेकिन MACP के लिये Date of Joining से count होगा

• 80 – 85 साल होने पर Pension में = 20% कि वृद्धि होती है
• 85 – 90 = 30%
• 90 – 95 = 40%
• 95 – 100 = 50%
• 100 = 100% (Double)

PARA 75 (Family pension) लागू 1 January 1964 कर्मचारी कि मृत्यु कि तारीख से family pension Calculate होती है और 30% मिलती है basic का Minimum = 9000 ₹ है

-> In case of unmarried son until he attains the age of 25 years -> unmarried or widowed or divorced daughter until age of 25 years (August 2004 से हटाया गया, life time Pension मिलती है) -> अगर wife और बच्चे नहीं है तो pension parents को मिलेगा पहले Mother को फिर father को कर्मचारी का 15% या फिर 9000 ₹ + DA दोनों में से जो ज्यादा हो उससे ज्यादा ना हो

Retirement Gratuity = 16 ½ times Death Gratuity = 33 times

Enhanced family pension = 50% of basic (पहले 10 years के लिये)

कर्मचारी कि death (Voluntary, medical, compulsory) In age of Normal Retirement, 7 years or after Death than 7 years or 67 years जो भी पहले हो तब तक Enhanced family pension मिलेगा जैसे कर्मचारी Retire हुआ 50 कि age में Death हुआ 55 कि age में तो 55 + 7 = 62 years | 67 years पहले यह हुआ तो 62 years तक ही 50% मिलेगा

* Family pension in missing case :- FIR के 6 month बाद (RBE No. 68/20…) pension मिलेगी, Death नहीं मानेंगे 7 years तक Retirement gratuity मिलेगी

Minimum pension / family pension = 9000 + Dearness Relief Maximum family pension = 75000 + Dearness Relief Maximum pension = 1,25,000 + Dearness Relief

• यदि DA 50% होगा तो DCRG 25% बढ़ेगी

GIS = Group Insurance Scheme लागू = (01.01.1982)

Para 70 (5) :- Spouse, son, daughter, wife, Husband, Sons, unmarried daughter, widow daughter, Father, Mother, brother (below 18 years), unmarried Sister, married daughter, Children

दो बच्चे है तो A – 18 साल का है — पहले 18 साल तक मिलेगी B – 16 साल का है — और उसके 25 साल के 25 साल तक जुड़वा बच्चो को आधा-आधा pension मिलेगी

* 40% disabilities decide कौन करेगा (1) Railway hospital का CMO (2) कोई भी Doctor प्रत्येक 5 साल में certificate Renew करना है

दो wife है A (50%) | B (50%) -> अगर Death हो गई हो तो फिर A को मिलेगा बच्चे है तो हिस्सा Divide हो जायेगा

* GIS – 30 ₹ कटता है per month

Group	Monthly Deduction	Multiplier	Amount
D	30
C	30	x 1 times	30,000 ₹
B	60	x 2 times	60,000 ₹
A	120	x 4 times	120,000 ₹

* Retention of Quarters on Retirements / death – case

Account	Retention period	Rent Recovery Rates
Retirement	4 month	Normal
Sickness / education after retirement (यह अब हट गया है)	4 month	Double
Death of a Serving Employee	24 month	Normal

RELHS (Retired Employees Liberalized Health Scheme) (Minimum 20 years for Qualifying Service चाहिये)

7th CPC subscription rates

Level	Amount
Level 1-5	30,000
Level 6	54,000
Level 7-11	78,000
Level 12 & above	1,20,000

पत्र (Letter) का प्रारूप

(यह एक अर्धशासकीय पत्र (Demi-Official Letter) का प्रारूप है)

भेजने वाले का नाम ………………………………………………………. कार्यालय का नाम पदनाम ……………………………………………………………………….. पता ………………………………………………………………………………………. दिनांक

अर्धशासकीय पत्र संख्या ——— दिनांक

प्रिय श्री (पाने वाले का नाम), उपनाम ———

     **विषय** ---------
     **संदर्भ** ---------

     **Main body** -----------------------------------------------
     -----------------------------------------------------------------
     -----------------------------------------------------------------

     **आदर सहित /**
     **शुभकामनाओं सहित**

                                                                                      **भवदीय**
                                                                                      **भेजने वाले का नाम**
                                                                                      **(हस्ताक्षर)**

Stores Account (Date: 24/05/24)

Earnest money deposit = EMD Indian Railway Standard conditions of contract Ro = Receipt Order

Stores account

(1) Stores bills में 98% तक advance payment किया जा सकता है (2) During Stock verification, a Stock Verifier issue a Stock Sheet – when he find Shortages or Excesses (3) IREPS 2 packet system of purchase – बिल 50 लाख से ज्यादा हो in tender means (1) Technical bid (2) Financial bid (4) Stock accounting entry Stock debit, purchase Suspense Credit (5) PH 72 – WMS (6) HSD oil = High Speed diesel oil under PH 71 (Purchase) (7) Fuel bills posted = PH (71), Demand (10) (8) Debit balance in purchase Suspense indicates = bills paid but material not received (9) Credit balance in purchase Suspense = Material received but bills not paid (10) Sales Suspense is credited when a purchaser deposit money (11) Store budget, “Issues to Revenue” is linked to PU 27 of all demands (12) Store Tender done on IREPS (13) Maximum amount of EMD is 50 लाख (14) Security deposit को demand draft या first bill से ले सकते है लेकिन cheque से नहीं लेते (15) Option clause is applicable on Store tender of value = more than 75 लाख (16) Reverse auction is compulsory in tender = more than 50 लाख (17) advance payment of Store bills which head will be debited = purchase Suspense (18) Stock will be debited = after preparation of Ro

Stores Account (Contd.)

(18) difference between Sale value and Book value of a Scrap item will be booked to = Stock adjustment Account (19) Turn over Ratio in stores is calculated as = Closing balance / Total issued x 100 (20) Some zone में depot से depot में material transferred कि monitoring SIT (DT) करता है। (21) Spot purchase can be made = with concurrence (सहमति) of PFA and sanction of GM/AGM (22) In Supply tender if price difference L1 & L2 is more than 3% Upto 5% then ratio = 65:35 (quantity distribution ratio) (23) Purchase office में 21 दिन के अंदर security deposit जमा हो जाना चाहिये Successful tender में (24) WGR is maintain in = Railway workshop account (25) attendance is record in the gate of attendance and at = The time book

Workshop Account (Date: 24/05/24)

X = Coaching traffic Y = Goods traffic Z = Sundry other earnings

Workshop Account

(1) payment by Results in workshop means = Incentive bonus scheme मिलता है अच्छा काम करने पर (Time) के आधार पर और 10% मिलता है (2) Ceiling limit on profit earned of worker = 50% of basic (3) Incentive Bonus for supervisor = 80% (4) जब कोई काम नहीं होता है तो उसे Idle time कहते है इसका expenditure charged होता है Shop on cost work orders (5) Record time for wages are earned by each work called as Time Sheet (6) Idle time of a worker is recorded in Idle time card (7) debit for material supplied from stores dept to workshop is = Issue notes कहते है और WMS में allocated करते है (8) Receipt Note is used जब Store depot द्वारा material receive किया जाता है (9) Incorrect allocation of store के लिये write back orders form use किया जाता है (10) All Indirect charges Not included in the cost of work done but should be included in Commercial costing known as proforma on cost (11) खर्च कि लागत Common होती है with more than one shop or department within workshop known as General on cost (12) खर्च कि लागत जब एक Unit, Such as a Shop or department or a Section is known as Shop on cost (13) on cost expenditure on labour and Material in individual Shop is booked to Standing work order (14) Expenditure on labour and Store can be directly chargeable to a work or cost is called prime cost (15) छोटे कार्य के लिये जिस device का उपयोग आता है one or more Standing work is called Grouping work order (16) प्रत्येक कार्य पर जो Various charges लगाया जाता है उसे collected करते है Workshop General Register (WGR)

इसके दो Part है: (1) Part I – Completed work orders (2) Part II – ongoing work orders

Workshop Account (Contd.)

proforma on cost is also known as administrative on cost

(17) Process of Collection, Valuation, allocation and booking of charges for works done is = workshop manufacture Suspense account (WMSA) (18) Closing balance under workshop manufacture Suspense account indicates = work in progress (19) workshop के अंदर worker कि मजदूरी को WMSA में booked किया जाता है (20) जब कोई material का Cost दूसरे Shop से लाया जाता है तो उसे भी WMSA में booked किया जाता है (21) out turn Statement is Part I – monthly accounts on hand Part II – outlay on works in progress (22) Average Annual cost of service (23) All in cost of work = prime cost, works on cost (24) Cost of Supervision for deposit work is 12.5%

• Sub major Heads are divided into Minor, Sub and Detailed head
• on cost के 3 part है – (1) Shop on cost (2) General on cost (3) proforma on cost
• Labour Absenteeism form = W-522
• production unit in Indian Railway = 7
• wages RPF for staff for wages workshop में is charged = General on cost
• work order numbering में 8 digits होते है

Operating Ratio, Budget & Other Rules

(1) Approved Special instruction are issued by CRS (“Commissioner of Railway Safety”) (2) Special instruction are issued by Authorized officer (3) Authorised officer of G & SR (General & subsidiary rule) is COM (Chief Operations Manager) यह HQ में होते है (Zonal) or Division में DOM (Divisional Operations Manager) (4) यदि Double line या Single line में block Instrument defective हो तो Loco pilot को form T/C-1425 दिया जाता है (5) loop line में Maximum Speed 15/30 kmph (6) Point indicates Main line = white target – white light loop line = No target – white light Trap indicator = Red Disc – Red light

(1) Operating Ratio = Working Expenses / Gross Earning x 100 (2) which fund is used for Replacement of overaged assets = DRF (3) charged Expenditure requires sanction of = president of India (4) Annexure J = Misclassification & mistakes detected (5) charge sheet for major penalty = form SF 5 (6) ऐसे Stock जो Emergency के दौरान Provide किया जाता है उसे Buffer Stock कहते है (7) Budget allotment का detail Distribution pink book में होता है (8) Journal is a General Book and General Book is 4 types (9) E-Recon Module is used = Transfer transaction (10) Recovery of Income Tax from Employee is booked = Civil head & Credit side (11) Acquaintance certificate = given to cashier for disposal of payment (12) Debt head Report is submitted to Railway Board = annually after closing of march account

Budget (Contd.) & Workshop Rules

(13) all Earning & Expenditure booked = Consolidated fund (14) appropriation account is prepared = Yearly (15) public account committee = appropriation account of Reports (16) Appropriation to fund = D.No. 14 (17) Exchequer control is concerned to control = cash out go (18) charged Expenditure Sanction = president of India Voted part of Budget Sanction = parliament (19) DCRG = D.No. 13 (20) Total assets of Railway Indicates = Block account

Workshop

(1) as per Indian factory act 1948 के तहत worker one week में 48 hours तक काम कर सकता है (2) Incentive scheme को सबसे पहले Introduced किया = CLW (चितरंजन लोकोमोटिव वर्क्स) (3) Time office organization is controlled by = workshop accounts officer (4) workshop में late entry 30 minute तक है (absent नहीं मानी जायेगी) (5) Out turn statement is prepared based = workshop General Register (6) proforma on cost is credited to = Abstract Z (7) Employee रहता है लेकिन उसके पास कोई काम नहीं होता है इसे Idle Time कहते है और इसे Shop on cost में booked करते है (8) How much time is not accounted for as Idle time = 15 minute (9) WMS का Balance हमेशा Debit होता है (10) In which document the time is recorded for which wages are earned = attendance sheet (11) Incentive Bonus Calculation : Time Saved (or lost) = Time allowed – Time taken (12) administrative head of the department of workshop = chief workshop engineer (13) Maximum working hours an adult worker in any day = 10 Hours

MACPS & RTI Act 2005 (Date: 25/05/24)

PIO = Public Information Officer CIO CIC

MACPS (1) MACP के अंतर्गत किसी पद का वित्तीय लाभ प्रदान किये जाने के बाद सिर्फ ग्रेड पे का अंतर (2) MACP के अंतर्गत Railway Teacher को कोई promotion नहीं मिलता (3) Screening Committee under MACP for Sr. Scale officer = Gr pay 6600 (4) जनवरी के पहले सप्ताह में कि लेवल में april से september बीच कर्मचारियों पर विचार किया जाता है और जुलाई के पहले सप्ताह कि लेवल में october से march

RTI act 2005 (1) RTI Act में Section = 10, 22 (2) 30 दिन के अंदर जवाब आ जाता है (3) 48 घंटे के अंदर सूचना उपलब्ध कराना होगा (4) अगर Third party involve है तो Maximum time limit = 40 days (5) Third party को PIO के समक्ष 10 दिन के अंदर सूचना देनी होगी (6) RTI कि fee = 10 ₹ है, BPL के लिये 0 ₹ है (7) अगर सूचना उपलब्ध न हो तो Time को बढ़ाकर 15 दिन बढ़ाकर 45 दिन भी कर सकते है (8) RTI सबसे पहले स्वीडन ने 1766 में लागू किया लोक सभा ने 11/05/2005, राज्य सभा ने 12/05/2005, राष्ट्रपति ने 15/06/2005 J&K में 2009 (20 मार्च 2009 को) पूरी तरह से 2019 में लागू किया (9) सूचना देने से मना करने पर पहली अपील 30 दिन के अंदर दूसरी अपील 90 दिन के अंदर Chief Information Commissioner के पास किया जाता है जिस दिन प्रथम अपील अधिकारी को सूचना देने से मना किया उस दिन के बाद 90 दिन के अंदर (10) First State = Tamil Nadu

leave (1) liberalised leave Rules = 01/02/1949 में आया (2) Maternity leave female Railway Servant child miscarriage में 45 days (3) Extra ordinary leave एक बार में 5 years के लिये निकालता (4) leave not Due (LND) पूरी Service में maximum 360 days on medical certificate (5) अगर transfer होता है और 2000 km above हो तो 15 दिन का Time मिलता है (6) CCL एक बार में 5 Days (7) private medical certificate पर eye disease नहीं होना चाहिये (8) Railway School Employee को LHAP नहीं मिलता (9) Single female Railway Servant maximum CCL in Calendar year 6 days (10) CCL एक साल में 3 बार से ज्यादा नहीं मिलता (11) Encashment of LAP upto 10 days at a time = 01/09/2008 (12) female Railway Servant maternity leave = 180 days (13) paternity leave male Railway Servant = 15 days बच्चे के जन्म से 6 महिने के अंदर तक ही मिलता है (14) child care leave female / Single male Railway Servant can be granted upto 730 days (15) Gaz officer को Study leave in Ex-India हो Railway board से Sanction कराना होगा और यदि India के लिये study leave हो तो PHOD से (16) lap/LHAP upto 30 days Non-gaz = Jr scale lap/LHAP upto 45 days Non-gaz = Sr scale (17) Sanction of Study leave to a non-gaz employee working in a Division or unit = DRM, If Ex-India = PHOD (18) CWM is to Sanction Ex-India leave to Non-gaz in workshop = upto 2 years

Leave Rules (आगे का भाग) और D&A Rules

(19) पुरुष की नसबंदी के लिये SCL = 6 Days (Male Railway Employee) (20) male Railway Servant to his wife की नसबंदी के लिये 7 दिन (SCL) (21) Female Railway servant SCL 14 days for नसबंदी (22) Female Railway Servant SCL for 1 days उसके husband की नसबंदी के लिये (23) Railway employee SCL for Sports maximum 90 days (24) SCL for disabilities Extra 4 days (01/09/2008)

D & A Rules Discipline & Appeal Rules 1968 (01/10/1968)

Trading A/c (व्यापारिक खाता)

Trading A/c – माल के क्रय-विक्रय से संबंधित है (व्यापारिक खाता) P & L A/c = office संबंधित

Trading A/c

Dr	Cr
To Opening Stock	By Sales
less Purchase Return	less Sales Return
less Return Outward	less Return Inward
less Return (Cr)	less Return (Dr)
To Carriage	By Closing Stock
Carriage Inward
Carriage on purchases
To Railway freight on purchases
To Coolies & cartage
To octroi / Custom Duty / Import Duty / Excise duty etc.
To Dock charges (Inward)
To clearing charges
To Import duty
To wages / productive wages / factory wages / wages & Salary
Labour cost / Direct Labour
To productive wages
To factory Expenses
To factory Insurance
To gas, fuel, power, oil, water, greese

(यह पेज मुख्य रूप से Trading Account के Debit (Dr) और Credit (Cr) साइड में आने वाले Items (मदों) की लिस्ट है।)

Profit & Loss Account (P & L A/c)

Dr (Debit)	Cr (Credit)
To Gross loss transferred from Trading A/c	By Gross profit transferred from Trading A/c
To Establishment & Management Expenses	By Interest (Cr)
1) Salaries & wages	By Interest on Investment
2) office Rent, Rates & Taxes	By Interest on Drawings
3) Printing & Stationery	By Interest on Bank Deposit
4) postage & Telegrams	By Interest Received (Earned)
5) Telephone charges	By Rent (Cr)
6) Insurance	By Rent from Sub-letting
7) Insurance premium	By Discount (Cr)
8) office lighting	By Reserve or provision for Discount on creditors
9) electric charges	By dividend on shares
10) Trade Expenses	By Apprentice premium
11) office expenses	By Bad debt Recovered
12) administrative Expenses	By profit on consignments
Auditor fees	By profit on Joint Venture
Director fees	By gain on sale of fixed asset
Repairs and Renewals of plants	By Rebates (Cr)
legal Expenses	By Commission Received
Interest (Dr)	By Other Incomes
To Selling & Distribution Expenses	By Net loss transferred to Capital A/c
Carriage outward / carriage on sales	(If Debit side > Credit side column, it is a case of net loss to be transferred to Capital A/c)
Advertising expenses	By miscellaneous Receipt
Export duty
Commission Dr
Travelling expenses
Distribution expenses

Profit & Loss Account (Contd. – Dr Side Expenses)

(यह पेज मुख्य रूप से P & L A/c के Debit साइड में आने वाले अन्य खर्चों और हानियों की लिस्ट है)

• Salesman Salaries & Commission
• Packing Expenses (out)
• Goods and Service Tax
• Remuneration to agent
• Brokerage
• Conveyance expenses
• Free Samples
• Salaries of salesman
• Financial Expenses
  • Interest on loan
  • Interest on Capital
  • Interest on Bank overdraft
  • Bank charges
  • Discount on Bills
  • Discount allowed
  • Depreciation
• Abnormal losses
  • loss by fire
  • loss by theft
  • licence fees
• Trading expenses
• Charity
• loss on sale of fixed asset

To Net profit transferred to Capital A/c

Balance Sheet

Liabilities	Assets
Bills payable	Cash in hand
Bank overdraft	Cash at Bank
Trade creditors	cash at fixed deposit
Creditors / Sundry Creditors	Money at call and short Notice
loan A/c / Bank loan	Bills Receivable
outstanding expenses	Investment
Unearned Income	Sundry Debtors
Advance Receipt of Income	Debtors (Book Debts)
Reserve & Funds	loan
Capital	Stock (closing)
Add Net profit	Stock of stores
Add Interest on Capital	Unexpired Expenses
less Drawings	prepaid Expenses
less Interest on Drawings	Accrued Income
less Net loss	outstanding Income
less Income tax	Furniture & Fixtures
less life Insurance	Plant & Machinery
premium (Self)	premises
less Goods used for	land & Building
personal use	Motor / Truck / car etc.
Bankers A/c	loose Tools
loan (Cr)	Freehold property
Supplier A/c	leasehold property
Reserves and Surplus	patent Rights / CopyRight
Creditors for loans	Trade mark
Bank overdraft	Horses and Carts
Bank loan	live stock
	works Extension A/c
	Goodwill
	Advertisement Development
	Agent Samples
	Customer A/c

Balance Sheet (Contd.)

Liabilities (Contd.)	Assets (Contd.)
outstanding Expenses	Accrued Interest
Rent payable	Design
unearned Income	patent
Sundry-Creditors	Vehicles
	Rent Receivable
	work in progress
	Book Debts

Traffic Book (TRB) & Abbreviations

MPA = Machine prepared abstract WTR = Wagon Transfer Register TRB (Traffic Book)

1. part A – prepared to correct errors (adjustment balance sheet)
2. Balance sheet transfer is operated in Traffic Book
3. Book Transfer is operated in part A
4. Goods Invoices show = Chargeable distance
5. Minimum weight conditions for train load rate in case of BG Goods Traffic = 1400 tones
6. Standard weight chargeable for a Jute bag containing cement = 50 – 55 kg
7. When a wagon is placed to the Siding for loading the date & time is recorded in placement memo
8. Terminal Tax is levied on = Goods traffic passenger traffic
9. Statement 7C known as = Commodity Statistics
10. Railway net earning in Traffic Book = Part D
11. Traffic Book part A station name in a Geographical order

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