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🔷 📘 STORES IN TRANSIT (Full Exam Format)
✅ 🔹 Definition (English)
“Stores in Transit refers to materials dispatched from one depot but not yet received and accounted for in the books of the receiving depot, and hence treated as in transit.”
✅ 🔹 Definition (Hindi)
“Stores in Transit वे सामग्री होती है जो एक डिपो से भेज दी गई है, लेकिन अभी तक प्राप्त करने वाले डिपो में नहीं पहुँची या उसके खातों में दर्ज नहीं हुई है, इसलिए उसे ‘मार्ग में स्थित सामग्री’ माना जाता है।”
🔷 🔹 1. आसान भाषा में समझो
👉 Material भेज दिया गया
✔ लेकिन अभी destination तक नहीं पहुँचा
👉 या पहुँचा लेकिन account नहीं हुआ
👉 यही है:
👉 Stores in Transit
👉 Short Line:
“Dispatch हो गया, receipt नहीं हुआ = Stores in Transit”
🔷 🔹 2. यह situation कब बनती है?
✔ Month-end के समय
✔ Transport delay
✔ Receipt late entry
🔷 🔹 3. Core Concept (बहुत important 🔥)
👉 Issuing Depot:
✔ Material issue कर देता है
✔ अपने accounts में entry कर देता है
👉 Receiving Depot:
❌ उसी महीने receive नहीं करता
👉 Result:
✔ Receiving depot की books में नहीं दिखेगा
👉 यही gap = Stores in Transit
🔷 🔹 4. Accounting Problem
👉 Issuing depot में entry हो गई
👉 Receiving depot में नहीं हुई
✔ mismatch create होता है
👉 इसलिए:
✔ एक special register maintain किया जाता है
🔷 🔹 5. Register of Stores in Transit
👉 Month end पर:
✔ जो items receive नहीं हुए
✔ उन्हें इस register में डाल दिया जाता है
👉 जब material receive हो जाए:
✔ उसी register में:
👉 credit entry कर दी जाती है
🔷 🔹 6. Railway Practical Example 🚆
📅 30 March:
👉 Depot A ने ₹5,00,000 का material भेजा Depot B को
✔ Depot A ने entry कर दी
👉 Depot B को material मिला:
📅 5 April
👉 तो:
✔ March में:
👉 यह ₹5,00,000 = Stores in Transit
🔷 🔹 7. Journal Entries
✅ (1) Issuing Depot (March में)
Depot Transfer A/c Dr. 5,00,000
To Stores A/c 5,00,000
✅ (2) Month End Adjustment
Stores in Transit A/c Dr. 5,00,000
To Depot Transfer A/c 5,00,000
✅ (3) Receiving Depot (April में)
Stores A/c Dr. 5,00,000
To Stores in Transit A/c 5,00,000
✔ अब balance clear हो गया
🔷 🔹 8. Purchases Case (बहुत important 🔥)
👉 कभी material सीधे purchase से आता है:
✔ Inspection section receipt note देता है
✔ Credit purchases में दिख जाता है
👉 लेकिन:
✔ depot में entry बाद में होती है
👉 तब भी:
✔ Stores in Transit बनता है
🔷 🔹 9. Control & Monitoring System
✔ हर depot के लिए अलग register
✔ हर महीने analysis
✔ 1 महीने से ज्यादा pending → follow-up
🚨 Special Rule:
✔ 3 महीने से ज्यादा pending items:
👉 Report भेजी जाती है:
👉 Chief of Stores (COS) को
🔷 🔹 10. Reconciliation Process
👉 हर महीने:
- Closing balance निकाला जाता है
- Register से match किया जाता है
- General books से reconcile किया जाता है
🔷 🔹 11. Flowchart (बहुत important 🔥)
Material dispatch (Depot A)
↓
Entry in issuing depot
↓
Receiving depot में delay
↓
Month end → SIT Register में entry
↓
Next month receipt
↓
Accountal in receiving depot
↓
SIT clear
🔷 🔹 12. Important Points (Exam के लिए 🔥)
✔ Dispatch हो चुका है
✔ Receipt pending है
✔ Temporary account है
✔ Register maintain होता है
✔ Monthly review जरूरी है
🔷 🔹 13. Risks
❌ Loss / theft
❌ Delay
❌ गलत accounting
👉 इसलिए:
✔ strict monitoring जरूरी
🔷 🔹 14. Short Trick 💡
👉 “In road, not in record = Stores in Transit”
🔷 🔹 15. Quick Summary
✔ Depot से निकला material
✔ दूसरे depot में अभी नहीं पहुँचा
✔ Register में track होता है
✔ Receipt होने पर clear
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