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🔷 📘 STOCK SHEET (S-1260)
✅ 🔹 Definition (English)
“Stock Sheet is a statement prepared by the Stock Verifier for recording the results of physical verification of stores, based on field book data, for reconciliation with book balances.”
✅ 🔹 Definition (Hindi)
“Stock Sheet (S-1260) वह विवरण पत्र है जिसे स्टॉक वेरिफायर द्वारा भौतिक सत्यापन (Physical Verification) के आधार पर तैयार किया जाता है, जिसमें वास्तविक स्टॉक और पुस्तकीय स्टॉक के मिलान हेतु विवरण दर्ज किया जाता है।”
🔷 🔹 1. आसान भाषा में समझो
👉 Stores depot में जो सामान है
✔ उसका physically check किया जाता है
👉 और जो पाया गया
✔ उसे sheet में लिखा जाता है
👉 वही है:
👉 Stock Sheet
👉 Short Line:
“Actual stock verification का record = Stock Sheet”
🔷 🔹 2. कौन बनाता है?
✔ Stock Verifier
📅 कब बनती है?
✔ Daily basis पर
👉 जिस दिन verification complete हुआ
🔷 🔹 3. Data कहाँ से आता है?
✔ Field Book से
👉 पहले field book में entry होती है
👉 फिर Stock Sheet बनती है
🔷 🔹 4. Preparation Process (Step-by-Step)
✅ Step 1: Physical Verification
✔ Stores items check किए जाते हैं
✅ Step 2: Field Book Entry
✔ Actual quantity note की जाती है
✅ Step 3: Stock Sheet (S-1260) तैयार
✔ सभी columns fill किए जाते हैं
✅ Step 4: Signature
✔ Ward Keeper initial करता है
✅ Step 5: Distribution
| Copy | कहाँ जाती है |
|---|---|
| Original | Stores Accounts Officer |
| Duplicate | Ward Keeper |
| Triplicate | Ward Keeper |
✅ Step 6: Register Entry
✔ “Movement Register” में record रखा जाता है
🔷 🔹 5. Numbering System (बहुत important 🔥)
✔ Serial numbering जरूरी है
🔹 अलग-अलग series:
✔ Class of stores के लिए
✔ Account wise
✔ Type wise:
- New Stores
- Second-hand
- Surplus Stores
🔷 🔹 6. Important Rule 🚨
👉 अगर कोई discrepancy नहीं है:
✔ Stock Sheet बनाना जरूरी नहीं
👉 यानी:
✔ Only difference होने पर sheet बनती है
🔷 🔹 7. Railway Practical Example 🚆
👉 Depot में:
| Item | Book Qty | Actual Qty |
|---|---|---|
| Bolts | 1000 | 950 |
| Nuts | 500 | 500 |
👉 Result:
✔ Bolts → shortage (50)
✔ Nuts → no difference
👉 Stock Sheet बनेगा:
✔ सिर्फ Bolts के लिए
🔷 🔹 8. Journal Entries (Conceptual)
✅ (1) Shortage
Loss / Shortage A/c Dr.
To Stores A/c
✅ (2) Excess
Stores A/c Dr.
To Gain / Excess A/c
🔷 🔹 9. Flowchart (बहुत important 🔥)
Physical verification
↓
Field Book entry
↓
Stock Sheet तैयार
↓
Ward Keeper signature
↓
Copies distribute
↓
Accounts office posting
↓
Difference adjust
🔷 🔹 10. Importance (बहुत important 🔥)
✔ Stock control
✔ Theft detect करता है
✔ Accuracy maintain करता है
✔ Audit proof
🔷 🔹 11. Important Points (Exam के लिए 🔥)
✔ S-1260 form में बनता है
✔ Daily preparation
✔ Field book based
✔ Ward Keeper signature जरूरी
✔ Movement register maintain होता है
✔ No discrepancy → no sheet
🔷 🔹 12. Risks / Control
❌ Stock theft
❌ गलत accounting
👉 इसलिए:
✔ Regular verification जरूरी
🔷 🔹 13. Short Trick 💡
👉 “Check किया → Sheet बना”
🔷 🔹 14. Quick Summary
✔ Physical stock check
✔ Field book से data
✔ Stock sheet में entry
✔ Difference adjust
🔷 📘 STOCK SHEET (S-1260)
✅ 🔹 Definition (English)
“Stock Sheet is a statement prepared by the Stock Verifier for recording the results of physical verification of stores, based on field book data, for reconciliation with book balances.”
✅ 🔹 Definition (Hindi)
“Stock Sheet (S-1260) वह विवरण पत्र है जिसे स्टॉक वेरिफायर द्वारा भौतिक सत्यापन (Physical Verification) के आधार पर तैयार किया जाता है, जिसमें वास्तविक स्टॉक और पुस्तकीय स्टॉक के मिलान हेतु विवरण दर्ज किया जाता है।”
🔷 🔹 1. आसान भाषा में समझो
👉 Stores depot में जो सामान है
✔ उसका physically check किया जाता है
👉 और जो पाया गया
✔ उसे sheet में लिखा जाता है
👉 वही है:
👉 Stock Sheet
👉 Short Line:
“Actual stock verification का record = Stock Sheet”
🔷 🔹 2. कौन बनाता है?
✔ Stock Verifier
📅 कब बनती है?
✔ Daily basis पर
👉 जिस दिन verification complete हुआ
🔷 🔹 3. Data कहाँ से आता है?
✔ Field Book से
👉 पहले field book में entry होती है
👉 फिर Stock Sheet बनती है
🔷 🔹 4. Preparation Process (Step-by-Step)
✅ Step 1: Physical Verification
✔ Stores items check किए जाते हैं
✅ Step 2: Field Book Entry
✔ Actual quantity note की जाती है
✅ Step 3: Stock Sheet (S-1260) तैयार
✔ सभी columns fill किए जाते हैं
✅ Step 4: Signature
✔ Ward Keeper initial करता है
✅ Step 5: Distribution
| Copy | कहाँ जाती है |
|---|---|
| Original | Stores Accounts Officer |
| Duplicate | Ward Keeper |
| Triplicate | Ward Keeper |
✅ Step 6: Register Entry
✔ “Movement Register” में record रखा जाता है
🔷 🔹 5. Numbering System (बहुत important 🔥)
✔ Serial numbering जरूरी है
🔹 अलग-अलग series:
✔ Class of stores के लिए
✔ Account wise
✔ Type wise:
- New Stores
- Second-hand
- Surplus Stores
🔷 🔹 6. Important Rule 🚨
👉 अगर कोई discrepancy नहीं है:
✔ Stock Sheet बनाना जरूरी नहीं
👉 यानी:
✔ Only difference होने पर sheet बनती है
🔷 🔹 7. Railway Practical Example 🚆
👉 Depot में:
| Item | Book Qty | Actual Qty |
|---|---|---|
| Bolts | 1000 | 950 |
| Nuts | 500 | 500 |
👉 Result:
✔ Bolts → shortage (50)
✔ Nuts → no difference
👉 Stock Sheet बनेगा:
✔ सिर्फ Bolts के लिए
🔷 🔹 8. Journal Entries (Conceptual)
✅ (1) Shortage
Loss / Shortage A/c Dr.
To Stores A/c
✅ (2) Excess
Stores A/c Dr.
To Gain / Excess A/c
🔷 🔹 9. Flowchart (बहुत important 🔥)
Physical verification
↓
Field Book entry
↓
Stock Sheet तैयार
↓
Ward Keeper signature
↓
Copies distribute
↓
Accounts office posting
↓
Difference adjust
🔷 🔹 10. Importance (बहुत important 🔥)
✔ Stock control
✔ Theft detect करता है
✔ Accuracy maintain करता है
✔ Audit proof
🔷 🔹 11. Important Points (Exam के लिए 🔥)
✔ S-1260 form में बनता है
✔ Daily preparation
✔ Field book based
✔ Ward Keeper signature जरूरी
✔ Movement register maintain होता है
✔ No discrepancy → no sheet
🔷 🔹 12. Risks / Control
❌ Stock theft
❌ गलत accounting
👉 इसलिए:
✔ Regular verification जरूरी
🔷 🔹 13. Short Trick 💡
👉 “Check किया → Sheet बना”
🔷 🔹 14. Quick Summary
✔ Physical stock check
✔ Field book से data
✔ Stock sheet में entry
✔ Difference adjust
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